Google Docs er en meget populær tekstbehandler. Det ændrede for evigt den måde, folk skriver, noterer og samarbejder om et enkelt dokument. Microsoft Word var altid der, men på en meget begrænset måde. Plus, det var aldrig gratis. Google tilbyder sin kontorpakke med apps gratis. Hvad mere er der? Dokumenter, du opretter, tælles ikke engang med i den 15 GB gratis lagerplads, du får med Google Drive. Sød. Hvor Google Docs virkelig skinner, er samarbejdsdelen. Folk bruger i stigende grad chatfunktionen nu til at kommunikere lige inde i Docs i stedet for at bruge en tredjeparts chat-app som Skype eller Hangouts eller andre forretningschat-apps som Slack.
Hvorfor? Godt spørgsmål. Lad os se, hvorfor folk og især teenagere i stigende grad bruger Google Docs til at chatte med andre, og hvordan du også kan gøre det på en måde, der er produktiv, hurtig og nem.
Lad os begynde.
Læs også: Transkriber automatisk YouTube-video / lyd med Google Docs
Hvorfor bruge Google Docs Chat til at chatte
Forestil dig dette. Du arbejder på et skole- eller kontorprojekt inde i et dokument. Du har brug for hjælp. Du beder din kollega eller ven om at deltage i Google Docs. For at gøre det skal du hurtigt sende ham / hende en e-mail-invitation, og nu er han online. Begge arbejder nu på det samme dokument, men din tankekæde stemmer ikke overens. I stedet for at bruge Slack eller en anden chat-app, som du bliver nødt til at åbne i et nyt vindue, kan du chatte i Google Docs for at kommunikere i den samme fane.
Dette er en tidsbesparelse og giver brugerne mulighed for at være hurtige og mere produktive uden at forlade dokumentet. Det er endnu lettere at henlede opmærksomheden på forskellige dele af dokumentet. Du kan vælge ord eller sætninger og tilføje en kommentar til den, som andre kan læse. Kommentarer sammen med live chat gør Google Docs til en af de bedste apps til at chatte og samarbejde.
Google Docs-chat
Åbn et Google Doc, hvis du ikke allerede har et, der er åbent. Det betyder ikke noget, hvor mange brugere der samarbejder om dokumentet, du kan sende en chatbesked til alle på én gang. Google Docs kan bruges til åben gruppekommunikation, hvilket gør det meget kraftfuldt.
For at starte en chat skal du bare klikke på navnet på en person for at åbne et nyt chatvindue.
Du kan nu chatte med personen live uden at forlade dokumentet overhovedet. Som du kan se, kan dette være en tidsbesparelse i realtid og reducerer behovet for at afhænge af en anden dedikeret chat- eller messenger-app.
Her er et par ting, du har brug for at vide om Google Docs 'chatfunktion.
- Du kan kun se chatindstillingen, når mere end en person er aktiv i dokumentet. Ellers forbliver chatfunktionen usynlig.
- Du kan chatte i realtid, men du kan ikke sende eller vedhæfte filer ved hjælp af denne funktion. Jeg antager, at Google vil have dig til at bruge Drev til det. Jeg synes, det ville have været sejt, hvis du kunne vedhæfte filer ved hjælp af chatfunktionen, der ville blive delt via Drive-servere. På den måde er du stadig en del af Googles økosystem. Måske tilføjes denne funktion i fremtiden.
- Selvom du lukker chatvinduet, vil du stadig fortsætte med at modtage meddelelser i baggrunden fra andre brugere, der stadig deltager. Du vil se dem alle næste gang du åbner chatvinduet.
- Du vil se en rød prik nær chatboblen øverst, hvis der er ulæste beskeder. Denne røde prik vises, selv i dokumentet er åbent, men chatvinduet er lukket.
- Du forbliver en del af chatten, så længe du er en del af selve dokumentet. De behandles som en af Google. Så i det øjeblik du accepterer invitationen til et Google Doc, føjes du til chat, hvis der er en åben.
- Hvis Google-dokumentet deles offentligt, kan alle, der har modtaget en e-mail-invitation, se og deltage i chatten. Bemærk, at anonyme dyr (brugere), der kan se dokumentet, fordi de modtog et offentligt link til dokumentet, men ikke personligt blev inviteret via e-mail, ikke vil se chatvinduet eller meddelelserne indeni.
- Hvis du logger af eller lukker Google Doc, stopper du med at modtage chatbeskeder. Alle de beskeder, der blev sendt, da du blev logget af, vil ikke være synlige for dig, når du logger ind igen. Dette betyder, at chatbeskeder ikke gemmes overalt, men sker i realtid alligevel.
- Der er ingen måde at eksportere chatsessioner eller gemme chatbeskeder til fremtidige referencer. Den eneste måde at gemme dem på er enten at tage skærmbilleder, som mildt sagt kan være besværlige. eller, du kan vælge chatvinduet, trykke på Ctrl + A på dit tastatur for at vælge alle tekstbeskeder og kopiere det. Du kan derefter gemme det hvor som helst som en notesblokfil eller noget.
- Chatten i Google Docs er også tilgængelig for mobilbrugere af tjenesten. Der er ingen ekstra trin involveret her.
- Chatfunktionen er kun tilgængelig for brugere, der er 13 år eller derover. Google bestemmer dette ud fra din Gmail- eller Google-profil.
- Hvis du ikke kan se chatvinduet, er det også muligt, at administratoren enten har fjernet dig fra dokumentet eller har deaktiveret chatfunktionen helt fra indstillingerne. Dette er kun muligt for GSuite-brugere i øjeblikket.
- Dette er en gruppechatfunktion, som betyder, at du ikke kan chatte med individuelle samarbejdspartnere i separate chatvinduer.
Læs også: 10 bedste projektstyringsværktøjer til små virksomheder
Som du kan se på skærmbilledet ovenfor forsvandt chatten i det øjeblik, min kollega gik offline og kom tilbage. Dette er en af de iboende begrænsninger ved at chatte i Google Docs.
Brug af tale til tekst-funktion i Google Docs til chat
En anden funktion, som Google Docs-chat kommer med, er tale til tekst. Du kan bruge din stemme til at sende beskeder og kommunikere. Dette kan være en tidsbesparelse, hvis dine hænder har travlt med at gøre noget andet. Som at tage sig af forskning. Her er et par ting at huske på, før vi ser, hvordan du aktiverer denne funktion og bruger den.
- Tale til tekst er kun tilgængelig for brugere af bærbare computere eller computere. Selvom smartphones understøtter denne funktion, og endda Google Assistent accepterer stemmekommandoer, springer chat i Google Docs på mobil på en eller anden måde denne funktion over
- Du skal bruge en fungerende mikrofon for at bruge denne funktion
Sådan aktiveres stemmetypning?
Åbn Google Docs i en browser efter eget valg. Jeg foretrækker Chrome. Åbn det dokument, hvor du vil chatte. Sørg for, at der er mindst én samarbejdspartner online, før du begynder chatten. Ellers fungerer det ikke som nævnt før. Vælg nu Værktøjer i menuen ovenfor, og klik på Stemmetype.
Du kan også bruge tastaturgenvejen Ctrl + Shift + S til at aktivere eller deaktivere den. Du skal nu se et mikrofonikon til venstre. Du klikker nu på det, før du taler.
Du kan indstille dit foretrukne sprog ved hjælp af rullemenuen over mikrofonikonet. Dette konverterer din tale ved hjælp af den korrekte dialekt, da der er subtile forskelle mellem sige, engelsk USA og engelsk UK. Mikrofon popup kan flyttes hvor som helst på skærmen, hvis du tror, det kommer i vejen for dokumentet.
Har du bemærket den stiplede linje under den nye sætning? Det betegner, at sætningen blev skrevet ved hjælp af stemmetypning for at skelne den fra tekst, der blev skrevet ved hjælp af tastaturet. Har du bemærket manglen på tegnsætning? Du bliver også nødt til at sige dem. Tal f.eks. 'Komma', hvis du vil indsætte det.
Her er nogle almindelige kommateringstegn, du kan bruge. Listen er ikke udtømmende.
- komma
- spørgsmålstegn
- ny para
- fuldt stop
- ny linje
Disse skal være nok til at komme i gang. Du kan nå 'hjælp til stemmeskrivning' ved at tale den samme kommando.
Læs også: Google Drive vs Dropbox vs OneDrive vs. iCloud: Hvilket er det rigtige for dig
Google Docs Chat-funktion
Google Docs-chatfunktionen er afslappet, hvilket fremgår af antallet af funktioner, der mangler i roasteren. Der er ingen måde at vedhæfte filer, eksportere samtaler, og hvis du forlader chatvinduet, kan du ikke se tidligere beskeder. Ikke desto mindre er det af stor værdi for dem, der samarbejder om et enkelt dokument. Realtidschat mens du arbejder sammen kan fjerne muligheden for fejl fra ligningen. Min eneste irk er, at jeg ikke kan dele filer, selvom Docs er en del af Drive-økosystemet.
