Mange af os skal bruge flere signaturer i vores e-mail-klient. Nogle af os arbejder to job, andre er forbundet med forskellige organisationer eller NGO'er, og andre arbejder eksternt eller freelancing. Den signatur, du bruger, afhænger derefter af arten af det arbejde, modtageren udfører. Google udgav for nylig en opdatering, hvor brugere nu kan bruge flere underskrifter i Gmail. Outlook havde altid denne funktion. Du lærer, hvordan du opretter og administrerer flere signaturer i både Gmail og Outlook.
Opret, administrer flere signaturer i Gmail, Outlook
Nyttigt, når du er en del af forskellige teams, kommunikerer på forskellige sprog, eller når du overhovedet ikke vil bruge en signatur. Nogle brugere skifter også mellem kondenseret eller tekstbaseret signatur og en med links og billeder. Du kan også vælge noget simpelt som dit navn. Lad os begynde med Gmail først.
Læs også: 9 bedste Microsoft Outlook-tip og -tricks til webapp
1. Opret, administrer flere signaturer i Gmail
Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af skærmen, og vælg Indstillinger her.
Du finder muligheden for at oprette og administrere flere signaturer under fanen Generelt. Bare rul lidt for at finde. En signaturboks skal være der som standard, men du opretter mere ved at klikke på Opret nye knapper.
Klik på skraldespandikonet for at slette signaturen eller penikonet for at redigere det. Signaturer understøtter alle populære formateringsindstillinger som fed, kursiv, skrifttype, links, billeder og mere. Det er en WYSIWYG-editor. Standardsignaturen hedder Min signatur, men du kan omdøbe den. Hver gang du opretter en ny signatur, bliver du bedt om at navngive den. Det gør det lettere at identificere den rigtige, når du skriver en e-mail.
Du kan vælge en standardsignatur lige under muligheden for at oprette Gmail-signaturer. Faktisk kan du vælge en signatur til nye e-mails og en anden, når du svarer på eller videresender en e-mail. Det var tankevækkende fra Googles side. Glem ikke at klikke på Gem ændringer nederst på skærmen for at gemme alle ændringer.
Så du har dine flere signaturer i Gmail klar. Sådan vælges eller skiftes i realtid. Klik på '+' ikonet for at komponere en ny e-mail og find pennikonet.
Du vil se en liste over alle dine underskrifter her. Har du bemærket indstillingen Ingen signatur? Jeg oprettede det ikke, men det er ikke desto mindre en god mulighed. Nogle gange vil du slet ikke have nogen signatur. Der er også en genvej til håndtering af signatur der.
Læs også: Sådan sendes krypterede e-mails i Gmail og Outlook
2. Opret, administrer flere signaturer i Outlook
Outlook havde denne funktion i lang tid nu. Det er overraskende, hvordan Gmail aldrig har tænkt på det før. Det er værd at bemærke, at flere signaturer ikke er tilgængelige i Outlooks webapp. Du kan kun oprette og administrere flere signaturer i Outlook-desktopappen, som mest bruges af udvekslings- og 365-brugere. Der er flere versioner af Outlook tilgængelige som 2010, 2013, 2016 og 2019. Jeg bruger de sidste, men flere signaturer er tilgængelige på alle, og trin er stort set de samme.
Åbn desktop-Outlook-appen, og vælg Indstillinger under menuen Filer.
Klik på knappen Signaturer under fanen Mail til venstre.
Klik på Ny her for at oprette din første Outlook-signatur. WYSIWYG-boksen er virkelig stor i bunden af skærmen. Nyttigt, når du har en lang og kompleks signatur. Du vil være i stand til at se den fulde signatur uden at skulle rulle op og ned. Når signaturen er klar, skal du trykke på knappen Gem, og derefter kan du oprette en anden.
Outlook fungerer også som en IMAP-konto, og mange brugere importerer også deres andre e-mail-id'er inklusive Gmail til Outlook. Det gør livet så meget lettere. I øverste højre hjørne af skærmen kan du vælge en standardsignatur til forskellige e-mail-konti. Ikke kun det, ligesom Gmail, kan du også vælge en separat signatur til nye beskeder og svar eller videresend. Det giver dig langt mere fleksibilitet end hvad Gmail har at tilbyde.
Læs også: 9 bedste Gmail-tilføjelsesprogrammer til bedre administration af mails
Indpakning: Opret, administrer flere signaturer i Gmail, Outlook
Outlook er meget mere fleksibelt end Gmail, og jeg er ikke overrasket. Når alt kommer til alt har Outlook altid været det bedste valg for forretnings- og forretningsbrugere i hele branchen. Gmail har uden tvivl sin egen brugerbase og har løbende opdateret de funktioner, den tilbyder, men oftere end ikke er de sent. Uanset hvad kan du nu oprette og gemme eller bruge flere signaturer i både Outlook og Gmail.
