Selvom Gmail overstiger Outlook i antal og popularitet, forbliver Microsofts e-mail-tjeneste det første valg blandt virksomheder og millioner af forbrugere, der er investeret i Microsoft 365-økosystemet. Nu arbejder Microsoft på Project Monarch for at oprette en Outlook til Windows og Mac baseret på den aktuelle Outlook Web App (OWA). Dette betyder en ensartet Outlook UI og erfaring på tværs af platforme. Lad os lære mere om de bedste Outlook-webtip og -tricks til at øge din produktivitet.
Bedste Outlook tip og tricks
Indlægget vil være fokuseret på Outlook-nettet, så du kan bruge de nævnte tip og tricks på tværs af Mac, Windows, Linux og endda Chromebook, når Monarch ruller ud.
Vi taler heller ikke om de sædvanlige tip til videresendelse og planlægning af e-mails osv. I stedet for vil vi fokusere på relativt ukendte tilføjelser, nye funktioner såsom Outlook Spaces og udforske Outlooks integration med andre Microsoft-apps og -tjenester. Lad os komme igang.
1. Brug Microsoft til at gøre integration
Microsoft giver dig adgang til Microsoft To Do task management-webappen via Outlook-webgrænsefladen. Vi er dog ikke her for at tale om det.
I Outlook kan du markere enhver e-mail, og tjenesten sender den e-mail til afsnittet Flagget e-mail i Microsoft To Do-app. Vi bruger dette trick hele tiden til at sende en e-mail med vigtige kvitteringer og kreditkortregninger til Microsoft To Do-appen.
2. Udforsk Integration af Sticky Notes
Sticky Notes er en anden vigtig tilføjelse i Microsoft økosystem. Virksomheden har pænt integreret Sticky Notes i Microsoft Outlook-webappen. Du kan enten klikke på En note ikon i øverste højre hjørne eller brug afsnittet Noter i menuen Mail til at få adgang til, redigere og oprette nye Sticky Notes.
Du kan få adgang til dem ved hjælp af OneNote-appen på iOS og Android eller den oprindelige Windows Sticky Notes-app.
3. Tilføj Google Kalender
Selvom Outlook Mail leveres med en kalenderfunktionalitet, foretrækker de fleste mennesker og holder sig til Google Kalender. Du kan dog let få adgang til, se og redigere Google Kalender-poster ved hjælp af Outlook-nettet.
Du kan enten integrere Gmail i Outlook og få adgang til Google Kalenderdata eller gå til Kalender > Tilføj kalender > Abonner fra internettet, og tilføj Google Kalender URL for at se Google Kalender i Outlook.
De fleste brugere føjer deres Gmail-indbakke til Outlook, så du behøver ikke at gå med det senere.
4. Tilføj sports- og tv-kalender
Vi ved, vi skal ikke tale om sportsbegivenheder i COVID-tider. Men hør os ud. Outlook giver dig mulighed for at følge sportsbegivenheder ved at tilføje den kommende tidsplan i kalenderappen.
Sådan gør du det.
1. Åbn Outlook-nettet på dit skrivebord.
2. Naviger til Kalender > Tilføj kalender.
3. Vælg Sport eller TV kalender.
Outlook tilbyder dig at tilføje større sportsligaer eller følge din yndlingssport eller dit hold for at holde styr på kommende kampe.
5. Udforsk Outlook-regler
Outlook-regler er Microsofts version af IFTTT (hvis dette så det) for at holde din indbakke ren og uønsket. Uanset hvor hårdt du prøver, finder disse spam-mails vej til din indbakke.
Ved hjælp af Outlook-regler kan du sørge for automatisk at slette eller automatisk arkivere disse irrelevante e-mails uden manuel input.
Gå til Outlook Mail-indstillinger > Regler og opret en brugerdefineret regel baseret på dine præferencer. Som du kan se fra listen, har vi oprettet en regel til arkivering af de e-mails, der har coronavirus skrevet i e-mail-kroppen eller emnet.
6. Afmeld e-mail-konti
Vi er alle trætte af disse marketing- og spammy-e-mails fra sketchy virksomheder. Som standard gør Outlook et fremragende stykke arbejde med at sende dem lige ind i Junk-mappen. Du modtager dog stadig nogle irrelevante e-mails i din indbakke.
Du kan enten afmelde dem individuelt eller endnu bedre, gå til Outlook Mail-indstillinger > Abonnementer og afmeld alle disse e-mails fra en enkelt skærm.
7. Outlook-rum
Kodenavnet som Project Moca, Outlook Spaces er Microsofts tilgang til modulær produktivitetsapp via Outlook-nettet. I øjeblikket tilgængelig i beta-test kan Outlook Spaces fungere som det perfekte alternativ til en masse værktøjer med Microsoft 365-integration.
Gå til Outlook Spaces, og start med at udforske Microsofts vision med en masse skabeloner. Du kan læse mere om Outlook-pladser i vores dedikerede guide.
8. Skift Outlook-tema
Som standard bruger Outlook det samme kedelige blå tema med en hvid baggrund. Microsoft jazzer op i Outlook-følelsen og udseendet ved at tilbyde et mørkt tema samt en flok bannerbaggrunde. Microsoft 365-brugere får endnu flere valg med premium-bannere.
Vi håber, at Microsoft tillader brugere at importere et tapet fra enhedens lager.
9. Tilføj Outlook-signatur
Dette standardmailsvar vil se meget mere professionelt ud, hvis du tilføjer en personlig signatur i bunden.
Gå til Outlook-indstillinger > Post > Skriv & svar og tilføj en brugerdefineret Outlook-signatur, der automatisk føjes til din e-mail-adresse. Du kan bruge et billede eller oprette en professionel signatur ved hjælp af den indbyggede ordeditor.
10. Brug automatiske svar
Vi ved, at dette er et af de ældste tricks i bogen, men vi kan ikke afslutte indlægget uden at nævne Outlooks automatiske svar.
Åben Outlook-indstillinger> Mail> Automatiske svar og tilføj den tidsramme, hvor du ikke er på kontoret, og tilføj et personligt automatisk svar til de indgående e-mails. Du kan også foreslå, at Outlook kun sender automatiske svar til dine kontakter.
Indpakning: Brug Outlook som en professionel
Hver funktion nævnt ovenfor vil til sidst gøre det til den oprindelige Outlook-app på Windows og Mac næste år. Indtil da vil vi råde dig til at gå med Outlook web, da det er den mest funktionelle Outlook-version derude. Mens du er i gang, skal du ikke glemme at anvende disse tip og tricks til at forbedre din daglige arbejdsgang.
