I modsætning til Skype er Microsoft Teams ikke et let værktøj. Du kan betragte Teams som en kombination af Slack og Skype. Det er et overordnet kommunikations- og videokonferenceværktøj, der kan tilpasses efter dine forretningsbehov. Det er stort og har mange funktioner skjult under overfladen. Så med det sagt er der nogle Microsoft Teams tip og tricks til bedre kommunikation.
Microsoft Teams tip og tricks
1. Baggrundssløring og virtuel baggrund
I lighed med Skype giver Microsoft Teams også en mulighed for sløring i baggrunden. Denne mulighed er virkelig praktisk, især når vi alle arbejder hjemmefra. I modsætning til Skype kan du dog ikke aktivere "Slør min baggrund" permanent fra nu af. Du skal gøre det separat for hvert videoopkald. Sådan aktiverer du baggrundssløring.
Mens du er i videoopkaldet, skal du klikke på tre knapper yderst til højre for den flydende bjælke. Klik på “i den udvidede menuBaggrundseffekter”. På siden med baggrundseffekter vil du se en masse effekter. Den allerførste mulighed er Slør min baggrund. Klik på den, og den genstarter din videostream, og du skal have en sløret baggrund.
Bortset fra indstillingen Slør min baggrund giver Teams også virtuel baggrund. Når du vælger dem, erstatter det naturligvis din oprindelige baggrund. Men fra nu af lader Microsoft dig kun baggrundsskabelonerne i Teams-appen. Hvis du vil vide mere om det, skal du kigge på vores dedikerede artikel om Teams virtuelle baggrund og sløringstilstand.
2. Tastaturgenveje
Tastaturgenveje er den smukkeste, uanset om du har at gøre med Outlook eller Teams. Inden for Microsoft Teams kan du trykke på "Ctrl +." når som helst for at se tastaturgenveje. De vigtigste af disse er imidlertid som følger.
- Ctrl + E. (⌘ + E på Mac): Gå til søgefeltet
- Ctrl + plus (⌘ + plus på Mac): Zoom ind
- Ctrl + minus (⌘ + minus på Mac): Zoome ud
- Esc: Luk pop op-vinduer
- Ctrl + G (⌘ + G på Mac): Gå til ethvert hold / kanal
3. Slash-kommandoer
I lighed med Slack har Microsoft Teams også skråstregkommandoer. Men disse skråstregkommandoer fungerer ikke overalt. Det fungerer kun i den øverste søgefelt. For hurtigt at gå til søgefeltet skal du trykke på Ctrl + E (⌘ + E på Mac).
En skråstregskommando, som jeg bruger meget, er “/ dnd”. Som navnet antyder, tænder den tilstanden Forstyr ikke, og du modtager kun presserende beskeder fra dine prioriterede kontakter. På samme måde kan du også udføre "/ tilgængelig" for at slå din status til Tilgængelig. En anden nyttig Slash-kommando er “/ goto”. Det hjælper dig med hurtigt at hoppe til en kanal eller et team.
Før du aktiverer DND-tilstand, skal du sørge for at indstille dine prioritetskontakter under fanen Privatliv i menuen Indstillinger.
Her er en masse nyttige Slash-kommandoer.
- / goto - Gå til et hold eller en kanal
- / call - Ring til nogen
- / nævner - Se alle de chats og aktiviteter, hvor du er nævnt
- / ulæst - Se al din ulæste aktivitet
- / gemt - Se dine gemte beskeder
4. Nævner
Nu, når du søger efter nyttige oplysninger inden for en kanal, er det bedre at læse ting, der er rettet mod dig. Dybest set meddelelser, som du har nævnt. For at komme til dem skal du skrive “/ omtaler” i søgefeltet. Alternativt kan du gå over til fanen Aktivitet og trykke på ikonet Filter ud for indstillingen Feed. Klik derefter på de 3 prikker, og vælg “@Mentions”.
5. Meddelelser
Som standard sender Microsoft Teams dig en underretning om hver frik ting. For eksempel sender Slack dig ikke underretninger om kanalbeskeder, medmindre du er nævnt i dem. Men Microsoft Teams sender en bannermeddelelse samt en e-mail for det samme. For at slå det fra:
- Klik på profilikon øverst til højre og klik på Indstillinger
- I pop op-menuen Indstillinger skal du navigere til Meddelelser fanen
På notifikationssiden vil du se de handlinger, der kan udføres for hver type underretning. Dybest set er der 3 typer handlinger til en underretning: Banner og e-mail, Banner og Kun vises i feed. Mens de første 2 er selvforklarende, foreslår det at vælge den tredje, at disse meddelelser kun vises i fanen Aktivitet.
For eksempel vil Microsoft Teams som standard sende dig en e-mail samt en bannerbesked, når du er nævnt i et team eller en kanal. Selvom jeg ikke har et problem med bannermeddelelsen, kan jeg ikke lide at modtage e-mails for alle disse omtaler. Derfor har jeg kun vendt dem til "Banner".
6. Bots og apps
Microsoft Teams giver dig mulighed for at have ubegrænset Apps & Bots i dit team. Hvis du ikke ved det, leverer Bots og Apps enten yderligere funktionalitet til Microsoft Teams eller hjælper dig med at integrere med andre platforme. Nogle af de nyttige apps, du kan bruge, er som følger.
- Polly - hold afstemninger inden for møder
- Husk dette - indstil påmindelser til chattråde inden for teams
- Mio - Chat med Slack- og WebEx-kontakter
- Zoom - hold gruppekonferencer
Vi har en dedikeret artikel om Bedste Microsoft Teams-apps som berører installationen og funktionerne i disse apps i dybden. Du kan gå igennem det for mere klarhed.
7. Skift tavlen
Mens vi er om emnet tredjepartsapps, er her en anden vigtig - Freehand. Nu er tavlen i Microsoft Teams grundlæggende og er begrænset til kun farve. Hvis du bruger tavlen meget til Sprint-programmeringsmodeller, wireframe-design, prototyper, video storyboarding osv., Skal du prøve Freehand by Invision-tavlen. Sammenlignet med MS Whiteboard giver den flere former som rektangel, linjer og cirkler.
Freehand kan også bruges under en videokonference i stedet for Teams Whiteboard. Derudover kan du endda præsentere Freehand-tavlen uden at afholde et videoopkald. Vi bruger det ofte til storyboard vores YouTube-video Intros.
Integrer frihånd med InVision
8. Immersiv læser
Den populære Edge-browsers Immersive Reader er også integreret i Microsoft Teams. Den fordybende læser ville ikke være meget af en nyttig funktion, men den læsefunktion, du får med den, er gavnlig. For at komme til den fordybende læser-tilstand skal du klikke på de 3 prikker over en besked og klikke på Immersive Reader.
Når du først er i Immersive reader-tilstand, vil du se en "Afspil" -knap i bunden. Så snart du rammer det, reciterer det hele meddelelsen for dig. Jeg bruger det ofte til at læse artikler og scripts ud, der sendes til mig på Teams.
Afsluttende ord
Mange andre funktioner som Channel & Team e-mail-id'er, Cloud Meeting-optagelse, Skype-interkommunikation fungerer kun, hvis du har en Microsoft 365-konto. For flere spørgsmål eller forespørgsler vedrørende Microsoft Teams, lad mig det vide i kommentarerne nedenfor
Læs også: Slack vs. teams: Hvilket kommunikations- og samarbejdsværktøj skal bruges
