I mange år var forretnings- og hjemmebrugere afhængige af Microsoft Excel for at organisere deres data i regneark. Uanset om du søger checklister, budget og finansielle poster, grafer eller andre data, er det nemt at organisere dine oplysninger i et layout, der passer til dine oplysninger ved hjælp af et regnearkværktøj, og Excel var langt det bedste en på markedet. Visse alternativer eksisterede til lavere priser - eller i nogle tilfælde gratis - men hvis du ville have den mest kraftfulde editor tænkelige, vil du gerne bruge Microsoft Excel. Dette var tilfældet i årevis indtil 2006, da Google begyndte at arbejde på deres egen web-baserede kontorsuite til tekst, regneark og præsentationer. Dette fortsatte i årevis, indtil endelig Google Sheets var i stand til at matche meget af magten i Excel uden at koste sine brugere hundredvis af dollars at købe. Selvom det ikke er et perfekt produkt, behøver enhver, der leder efter et solidt værktøjsark til brugerniveau, ikke længere se længere end Googles produkt.
Hvis du konstant bruger ark til at tilføje og beregne data, har du sandsynligvis kørt ind i et problem, hvor du tilfældigt tilføjer duplikater til tjenesten. Jo flere data du tilføjer, jo mere sandsynligt er du ved et uheld at indsætte dublet data i et regneark. Det er dårligt nok, men det værste kommer senere, når du prøver at se over dit arbejde. Da regneark kan være tunge dokumenter, bliver det svært at se og fjerne dubletter i takt med at tiden går, hvilket fører til beregningsfejl i dit arbejde uden en åbenbar kilde til de dårlige oplysninger.
Heldigvis har vi fundet en ret solid måde at fremhæve duplikater inde i Google Sheets. Det er vigtigt, at vores metode ikke automatisk fjerner dobbeltoplysninger, da ikke alle dubletter er fejl. Datapunkter kan være ens, så fjernelse af dubletter automatisk kan medføre problemer med dine oplysninger. I stedet er det en god ide at fremhæve dine duplikatoplysninger for at manuelt identificere, om en fejl er målrettet. Så godt som Sheets er, er det ikke ufeilbarligt for fejl, og som med enhver computer eller webapplikation er det tilbøjelig til at begå fejl fra både menneskelig indblanding og rene ulykker fra datafeil. Manuel kontrol af dine oplysninger, men tidskrævende, er den eneste måde at sikre, at dine data er korrekt indlæst i programmet. Heldigvis ved at bruge nogle af værktøjerne inde i Google Sheets, kan vi fremskynde processen med at kontrollere dataforstyrrelser og duplikater for at sikre, at vores regneark er på punkt. Lad os se på hvordan det er gjort.
Fremhæv duplikater i Google Sheets
Da vi vil have Google Sheets til automatisk at fremhæve vores informationer for os, bruger vi en formel til at fortælle Sheets at frembringe fremhæve og fremhæve specifikke unikke oplysninger. Der er faktisk to måder at tvinge Sheets til at fremhæve kopierede oplysninger: Den første fremhæver alle kopierede oplysninger til manuel bekræftelse, mens den anden vil kopiere unikke celler til en markeret kolonne, så du kan kontrollere forskelle og slette hvor det er nødvendigt.
Fremhæv duplikater ved hjælp af farve
For at kunne identificere fejl i dine regneark ved at bruge farvehøjpunkter for at lægge mærke til oplysninger, der er blevet indtastet forkert, er vejen at gå. Ved at fremhæve oplysninger er det nemt at identificere fejlene inden for få minutter efter at kontrollere dine data, da du bare kan køre ned i listen over indhold, du skal identificere. Vi bruger et rødt højdepunkt i dette trin for at identificere vores indhold for at kunne matche direkte med det universelle tegn på fejlmeddelelser.
Start med at åbne arkfilen, du vil sortere og tjekke dine oplysninger. Du vil sikre dig, at dine oplysninger er velorganiseret af både kolonne og række, for nemt at kontrollere indholdet i dit dokument. Markér nu den kolonne, du vil sortere øverst i dokumentet, og vælg Format i øverste menu i dit dokument. Vælg "Betinget formatering" fra listen over muligheder i denne menu, og en alternativ menu vises på højre side af displayet. I denne menu skal du vælge rækkevidden ved hjælp af de tilsvarende bogstav- og talkombinationer for at sortere fliserne (for eksempel A1 til A76), som du vil have rækkevidden til at gælde for.
Når du har valgt dit indhold, skal du ændre "Formater celler, hvis" til "Brugerdefineret formel er" i rullemenuen, og skriv eller indsæt følgende uden citater: "= tal (A: A, A1)> 1" i boksen under din menu. Dette vil udfylde formlen for dit indhold. Når dette er indstillet, skal du ændre formateringsstilen for at fremhæve dit indhold med en rødcelle baggrund og klikke på det færdige ikon på din menu. Dit regneark vil nu fremhæve dine dublette celler i rødt, og du kan scanne markeringen for eventuelle dubletter. Sørg for, at dine oplysninger er korrekte, og eventuelle eksisterende duplikater er målbevidste i deres eksistens, og derefter slet de dem, der ikke er. Når du er færdig, skal du omorganisere dine data, så duplikaterne er slettet og reformateret, og du er god til at gå. Luk ud af formateringsmenuen, og du kan gendanne den normale farve til dine celler.
Kopier kun unikke celler
Alternativt, hvis du snarere automatisk sorterer dine rådata, kan det kun være nyttigt at kopiere kun unikke celler i stedet for dine duplikatceller til hurtig sortering og filtrering. Hvis du er sikker på, at dine oplysninger er korrekte, og du hellere vil fjerne de dobbelte oplysninger, du ikke behøver, skal du prøve at bruge denne metode i stedet.
Som i det sidste trin, start med at åbne det dokument, du vil sortere inde i Google Sheets. Sørg for, at dine oplysninger er velordnede og organiserede, og fremhæv den kolonne, du ønsker at redigere. Når du har markeret cellen, skal du klikke på en tom celle øverst i en tom kolonne for at sikre, at dine oplysninger flyttes til siden af diagrammet. Denne kolonne bruges til at vise resultaterne af din sortering og formel nedenfor. Nu, øverst i dokumentet i formlenes indtastningsfelt, skriv eller indsæt følgende uden citater: "= UNIQUE ()". Denne formel vil fortælle Sheets at kopiere og vise kun unikke celleindgange, og at ignorere enhver information, der kopierer eller duplikerer andre celler. Inden for parentes af formlen ovenfor skal du sørge for at skrive cellekoordinaterne ved hjælp af standard regnearkmetoden (for eksempel vil indtastning (A1: A75) scanne alle oplysninger fra kolonne A række 1 til kolonne A række 75. Når du først ' ve indtastet de nye oplysninger, tryk Enter for at flytte dine nye data til den kolonne, du tidligere har angivet. Når dette er gennemført, kan du enten tjekke manuelt eller importere dine data til dit regneark.
Brug af en tilføjelse
Endelig skal vi bemærke, at der er en række plugins til rådighed til brug sammen med Google Sheets online via Chrome Webshop, herunder et værktøj til automatisk fjernelse af dataindtastninger fra dokumentet. "Fjern duplikater" er et passende navngivet værktøj, der tilbydes af developer capablebits, der giver dig mulighed for hurtigt at finde dubletter i hele et helt ark med information eller ved at søge op til to kolonner på én gang. Du kan flytte, slette og markere resultater, ligesom du kan med ovenstående formelopgaver, selvom denne proces er langt mere automatiseret end vi tidligere har set. Værktøjet indeholder to guidenopsætninger, der giver dig mulighed for både at finde og slette dubletter eller unikke kvaliteter fra dit dokument, hvilket gør det nemt at spore oplysningerne, mens du går.
Alt i alt kan det være bedre at bruge et guidenværktøj til at finde dine oplysninger på længere sigt for brugere, der konstant søger efter dubletter i deres regneark. Men brugere, der kun skal kontrollere en eller to gange om nogle måneder, kan kun være bedre ved at bruge bare Formelværktøjerne ovenfor til manuelt at identificere deres oplysninger. Når det er sagt, Fjern Duplicates har en solid rating på Chrome Webshop med stærke anmeldelser og et aktivt udviklingsteam, der svarer til kritik og klager. Alt i alt er det et godt valg, hvis du søger at finde en mere strømlinet måde at sortere dit indhold og finde duplikater i et regneark.
***
Regneark er ofte ret mere kompliceret end lignende dokumenter, der er lavet i Google Dokumenter eller i Microsoft Word. Fordi de er bygget til at håndtere organiserede data, er det vigtigt at sikre, at dit indhold altid er korrekt. Hvis du holder en duplikeret celle i dine filer, kan det virkelig medføre alvorlige problemer med dine data, hvis du ikke er forsigtig, især når du forsøger at sortere finansielle oplysninger i et nyttigt regneark. Heldigvis er identifikation, fjernelse og sletning af identiske dataceller overraskende let i Google Sheets, noget der er positivt, hvis du hele tiden arbejder med regneark i din daglige arbejdsgang. Og hvis du leder efter noget, der gør det lidt lettere at sortere dit indhold, kan du altid bruge en tilføjelse som Fjern Duplikater for at sikre, at dine oplysninger er velordnede og velorganiserede. I 2017 er der ingen grund til at holde et rodet, fejlfyldt regneark, så sørg for, at dine data er korrekte, og dine oplysninger verificeres ved at bruge metoderne beskrevet ovenfor.
