Alle fortjener en pause fra arbejde og tid væk fra e-mails, opkald og alle disse kommunikationsmedier, vi finder så svært at efterlade. Uanset om du er ude på ferie eller bare vil have lidt kvalitetstid hos familien eller venner, er det første skridt at forlænge arbejdet bagved i et stykke tid. Sådan gør du det.
Det er ingen hemmelighed, at flere og flere bliver krævet af os som medarbejdere. Hvor vi engang kunne kigge ud og glemme arbejdet til næste morgen, bliver vi nu sendt til alle tider af dag og nat, SMS'ed, Snapchatted eller værre af kolleger eller arbejdsgivere. Selvom produktiviteten er for mange arbejdsgivere, værdsætter ikke alle, at tiden væk fra arbejdet også forbedrer produktiviteten.
Hvis du har problemer med at give slip, er det første skridt i retning af kvalitetstid væk fra arbejde, hvis du konfigurerer Outlook uden for kontorbeskeden.
Hvorfor genere med en ud af kontormeddelelse?
Hvorfor gider det at sætte en ud af kontormeddelelse overhovedet? Hvorfor ikke bare ignorere e-mails fra arbejde og fortsætte med dit liv? Der er et par grunde til, hvorfor det er en god ide.
Det er god måde at lade kolleger, ledere og kunder, at du er ude af kontakt for en given tid. Dette gælder især hvis du er på ferie i længere tid end et par dage.
Det er professionelt . Hvis nogen har brug for din hjælp til noget, eller hvis en kunde har en forespørgsel, kan de lade dem vide, at du ikke er i et bestemt tidsrum. De ved, at de skal vente til du vender tilbage eller kan nærme sig en anden. Begge hjælper virksomheden og dig.
Det fortæller folk ikke at bugge dig . Hvis du sætter en ud af kontormeddelelse, ved folk, at du er på ferie, tager personlig tid eller hvad som helst. De er mindre tilbøjelige til at ringe eller sms dig efter det.
Det giver din chef en mindre ting at klage over . Hvis du arbejder for en krævende chef og vil trække tilbage, vil du få modstand. Men hvis du spiller spillet og handler professionelt, er der meget lidt, de kan gøre fra et disciplinperspektiv.
Så det er derfor, lad os nu se på hvordan.
Sæt en Outlook ud af kontormeddelelse
Indstilling af et kontormeddelelsesmeddelelse adskiller sig lidt afhængigt af om du bruger Outlook 2016 eller tidligere eller Outlook i Office 365. Jeg dækker begge dele.
Outlook 2016 og tidligere
Der er ganske få skridt i processen, men det er ret nemt at gøre.
- Opret en ny email og skriv dit ud af kontorsvar. Inkluder Out of Office i emnet, men lad destinationen være tom.
- Vælg Filer og Gem som.
- Gem som Outlook-skabelon, hvor det står Save as type.
- Vælg Administrer regler og advarsler, og vælg den konto, du vil anvende beskeden til.
- Vælg ny regel.
- Vælg Anvend regel på meddelelser, jeg modtager, og tryk Næste.
- Vælg Hvor mit navn er i feltet Til, og klik på Næste, og bekræft derefter popup-vinduet.
- Vælg svar ved hjælp af en bestemt skabelon, og klik på tekstlinket i nederste rude.
- Vælg den skabelon, du har lavet tidligere, og vælg Åbn. Klik på Næste.
- Vælg undtagen hvis det er et automatisk svar, så du undgår at sende automatisk svar til automatisk svar. Klik på Næste.
- Giv reglen et meningsfuldt navn, og sørg for, at tænd for denne regel er markeret.
- Vælg Afslut og derefter OK.
Dette vil skabe det automatiske svar fra kontoret og sætte det aktivt. Mens denne proces specificerer den konto, som er aktiv, kan du også sætte den aktiv på alle e-mail-konti. Når du tænder reglen i trin 11, har du mulighed for at vælge reglen for at være aktiv på alle konti. Aktivér dette, hvis du har brug for det, og gem det.
Sluk Outlook uden for kontorbesked
Når du er tilbage fra ferie eller hvad du gjorde, skal du huske at slukke for din autoreply.
- Vælg Fil i Outlook.
- Vælg Administrer regler og advarsler, og vælg E-mail-regler.
- Vælg kontoen og fjern markeringen i feltet ud for din autoreply-regel.
- Klik på OK for at gemme ændringerne.
Nu er du officielt tilbage til muren!
Opsæt en office-besked i Office 365
Office 365-konti bruger Exchange, hvor Outlook-konto bruger POP, IMAP eller Exchange. Processen er stort set den samme, men adskiller sig nok til at berettige sit eget gennemløb.
- Vælg Filer og Automatiske svar fra i Outlook.
- Vælg Send automatiske svar.
- Indstil en timescale, hvis du vil. Dette er nyttigt for glemmende typer som mig, der forlader deres autoreply aktive, selv når de kommer tilbage.
- Sørg for, at fanen Inside my Organization er aktiv, og tilføj din besked.
- Vælg uden for min organisation og tilføj en relevant besked der også. Afhængigt af hvem der sender dig e-mails fra omverdenen, skal du muligvis kun tjekke Mine kontakter, ellers vil e-mails blive sendt til alle, herunder nyhedsbreve, meddelelser og endda spam.
- Vælg OK, når du er færdig for at aktivere.
Processen er noget kortere end i Outlook 2016, men slutresultatet er det samme. Evnen til at indstille en timescale er pæn, og som en bruger af Outlook 2016 håber jeg, at funktionen hurtigt kommer over til den version.
Sluk dit kontorbesked i Office 365
Hvis du ikke vil bruge timeren, kom tilbage tidligt eller skal du annullere din meddelelse uden for kontoret, du kan.
- Åbn Outlook, og vælg Filer.
- Vælg Automatisk svar og markér det uden for kontorregel.
- Vælg Send ikke automatiske svar.
Dette stopper Exchange, der sender meddelelserne straks, så sørg for at du er klar til at svare, når du deaktiverer den.
Nu ved du, hvordan du konfigurerer Outlook uden for kontormeddelelser, der er ingen undskyldning for ikke at tage mere tid væk fra arbejdet. Held og lykke med det!
