Sådan slettes alle tomme rækker og kolonner i Google Sheets

Da Google rullede sine produktivitetsprogrammer til Google Drev, tiltrak de tre store applikationer-Docs, Sheets og Slides-ha hundredvis af millioner af brugere over hele verden, der søger et gratis, men kraftfuldt, cloud-baseret alternativ til Microsofts Office Suite af produkter. Selv om alle tre apps ikke helt svarer til kraften og funktionerne i Microsofts berygtede produktivitetsprogrammer, repræsenterer alle tre produkter for alle brugere en "god nok" mellemrum mellem andre gratis Office-udskiftninger og Office selv. Plus, du får fuld kraft af Google og Gmail bag applikationerne, som gør deling, annotering og samarbejde redigering med andre brugere et øjeblik.

Google Sheets er Microsoft Excel-ækvivalent til Google Drev, og selv om det ikke kan konkurrere rigtigt med Microsofts gamle program, har Sheets sit eget som et kraftigt regnearkværktøj, der er i stand til at afbalancere budgetter, udføre ligninger og holde styr på dine data i ægte tid. Mange af Excel's funktioner replikeres eller afspejles i Sheets, hvilket gør det nemt at skifte fra Microsofts produktivitetspakke til Googles egne tilbud. Desværre, som med enhver software, kan problemerne lejlighedsvis opstå, når man forsøger at bruge Sheets, og der er ikke et problem mere irriterende end når tilfældige tomme celler, rækker og kolonner vises i dit dokument. Og selv om dette er let at håndtere i mindre ark ved at slette disse rækker manuelt, kan større dokumenter kun være hovedpine.

Ingen bekymringer, selvom vi er her for at hjælpe. Fjernelse af disse celler er hurtig og nem, hvis du kender de rigtige trin. Selvom det er muligt at fjerne rækker en-til-en, kan det tage meget tid og energi til at gøre det. Så i stedet er det her, hvordan du fjerner alle de tomme rækker og kolonner fra Google Sheets, så hurtigt som muligt.

Opsætning af et autofilter

For at fjerne de tomme kolonner og rækker skal vi begynde at forstå, hvad en autofilter er inde i Google Sheets. Brugere, der er bekendt med enten Sheets eller Microsoft Excel, genkender vigtigheden af ​​et autofilter, men andre brugere, der er nye til programmet, forstår muligvis ikke, hvordan man bruger en autofilter til at sortere dine data. Enkeltvis tager en autofilter værdierne inde i dine Excel-kolonner og ændrer dem til specifikke filtre baseret på indholdet af hver celle - eller i dette tilfælde manglen deraf. Selvom det oprindeligt blev introduceret i Excel 97, er autofilter (og filtre i almindelighed) blevet en massiv del af regnearksprogrammer, på trods af den brøkdel af mennesker, der ved og bruger dem.

Hvad der er godt med autofilter, er deres evne til at blive brugt til en række forskellige sorteringsmetoder. Faktisk er de stærke nok til at sortere og skubbe alle vores tomme kasser til bunden eller toppen af ​​dit regneark. Start med at åbne regnearket, der indeholder de tomme rækker og kolonner, du vil fjerne fra dit dokument. Når dokumentet er åbnet, skal du tilføje en ny række øverst på dit regneark. Mærk den første celle (A1), uanset hvad du vil kalde dine filer. Dette bliver headercellen for det filter, vi er ved at oprette. Når du har oprettet den nye række, skal du finde filterikonet i kommandolinjen inde i Google Sheets. Det er afbilledet nedenfor; dets generelle udseende ligner en opadgående trekant med en linje, der løber ud i bunden, som et martini glas.

Hvis du klikker på denne knap, oprettes et filter, marker nogle af dine celler i grønt på venstre side af panelet. Fordi vi ønsker, at dette filter skal udvides til hele vores dokument, skal du klikke på den lille rullemenu ved siden af ​​filterikonet. Her kan du se flere muligheder for at ændre dine filtre. Øverst på listen skal du vælge "Opret nyt filtervisning".

Din Google Sheets-panel udvider og ændrer en mørkegrå farve sammen med et indgangspunkt for at indsætte parametrene for dit filter. Det er ikke så meget vigtigt, at du inkluderer hver eneste kolonne, men sørg for, at du har inkluderet hver række og kolonne i dit dokument, der indeholder tomme mellemrum. Hvis det betyder at indlæse hele dokumentet, så vær det også. For at indtaste dette i dit dokument skal du skrive noget som A1: G45, hvor A1 er startcellen, og G45 er slutcellen. Hver celle imellem vil blive valgt i dit nye filter.

Brug autofilter til at flytte tomme celler

Denne næste smule kan virke lidt underligt, fordi det vil flytte og omorganisere dine data på en måde, der i bedste fald virker modstridende og destruktivt i værste fald. Når dit filter har valgt det inficerede område i dit dokument (eller mere sandsynligt hele regnearket), skal du klikke på det grønne trippelinjeikon i kolonnen A1 i dit regneark, hvor du tidligere har angivet en titel. Vælg "Sorter AZ" fra denne menu. Du kan se dit databevægelse i alfabetisk rækkefølge, begyndende med tal og efterfulgt af bogstaver.

De tomme mellemrum vil i mellemtiden blive skubbet til bunden af ​​dit regneark. Fortsæt med at placere din regnearksøjle efter kolonne, indtil dine tomme celler er flyttet til bunden af ​​skærmen, og du har en solid blok af data, der vises øverst på Google Sheets. Dette vil sandsynligvis gøre dine data til et forvirrende, ulæseligt rod - igen, det hele kommer til at fungere i sidste ende.

Sletning af dine tomme celler

Når dine tomme celler er flyttet til bunden af ​​dit regneark, er det lige så nemt at slette dem, som at slette en anden celle. Brug musen til at fremhæve og markere de tomme celler på dit regneark, der er flyttet til bunden af ​​dokumentet. Afhængigt af mængden af ​​blanke celler og arbejdsområdet i dit regneark kan du muligvis zoome lidt ud af dit display for at se mere af det omkringliggende område (de fleste browsere, herunder Chrome, giver dig mulighed for at zoome ved at bruge Ctrl / Cmd og + og - knapperne, du kan også holde Ctrl / Cmd nede og bruge rullehjulet på din mus eller touchpad). Klik og hold for at vælge de omgivende tomme celler og træk musen hen over hver celle.

Når du har valgt de krænkende celler, skal du højreklikke overalt i de fremhævede områder. Du får vist en pop op-menu, der indeholder flere forskellige muligheder for dine celler, herunder klippe, kopiere og indsætte og muligheden for at indsætte kommentarer og noter. Omkring halvvejs gennem menuen er mulighederne for sletning, herunder sletning af rækker, kolonner og sletning af celler. Fordi alle dine tomme celler er blevet sorteret i rækker, er den nemmeste metode at vælge række sletning, som fjerner alt indhold fra dine valgte tomme rækker. Du kan også slette bestemte celler ved at vælge en skiftmetode; da dine tomme celler er i en blok, betyder dit skiftemåde ikke noget.

Reorganisering af dit regneark

Nu, hvor du har fjernet de ulovlige tomme celler, kan du omorganisere dit regneark tilbage til en normal rækkefølge. Mens du klikker på den samme tredobbelte menuknap fra tidligere indvendigt, vil filteret kun give dig mulighed for at organisere i alfabetisk eller omvendt alfabetisk rækkefølge. Der er en anden sorteringsfunktion: Sluk din autofilter. For at gøre dette skal du klikke på triangeltemappen ved siden af ​​autofilter-ikonet i arkene. Inden for denne menu vil du se en mulighed for dit filter (kaldet "Filter 1" eller hvad som helst nummerfilter du har lavet) samt en mulighed for "Ingen." For at slukke for det filter du tidligere har anvendt, skal du blot vælg "Ingen" fra denne menu. Dit regneark vender tilbage til normal uden de tomme celler, du har slettet tidligere.

Når cellerne er slettet, kan du genoptage omorganisationen og tilføje data tilbage i dit regneark. Hvis denne metode med en hvilken som helst grund får dine data til at falde i orden, er det lige så enkelt at vende tilbage til din dokumenters historie og vende tilbage til en tidligere kopi. Du kan også bruge kopierings- og indsættelsesfunktionen til nemt at flytte dine data uden at skulle håndtere hundredvis af tomme celler, der blokerer din vej. Dette er ikke en perfekt løsning. Ark gør det ikke let at slette tomme celler generelt - men det virker som en hurtig og beskidt måde at skubbe dine data over massen af ​​tomme celler i dit dokument. Og i slutningen af ​​dagen er det meget nemmere end masseudsende rækker en efter en.

Lad os vide din yndlingsmetode i kommentarerne nedenfor for at slette tomme celler fra Google Sheets!

Tak til kommentær Martin for at lade os vide om dette tip.