Hvis du arbejder meget med data, vil du sandsynligvis bruge så meget tid, at dit regneark ser godt ud og giver mening, da du først vil oprette arket. Du kan automatisere meget af det med betinget formatering. Sammen med nogle brugerdefinerede formler kan du oprette flotte kig på regneark om halvdelen af tiden. Sådan er det.
Betinget formatering fortæller et regneark, at hvis en celle indeholder X for at gøre Y. Så hvis en celle indeholder et bestemt dataelement, skal det formatere det på en bestemt måde, og hvis den ikke indeholder disse data, skal du formatere den i en anden vej. Dette gør det nemt at identificere specifikke datapunkter og få systemet til at gøre noget af arbejdet i stedet for at gøre det manuelt.
Læringskurven er ikke så stejl som du måske tror, hvilket er ideelt for mig, da jeg ikke er en mester på Google Sheets. Ikke desto mindre bruger jeg betinget formatering meget, når du præsenterer data.
Betinget formatering i Google Sheets
Jeg skal bruge et falsk regneark af en pausekonkurrence. Det er det samme, jeg brugte i 'Sådan bygger du grafer i Google Sheets', så hvis du læser det, skal det være genkendeligt. Det er ligegyldigt, om du ikke har set det før, da det ikke er ligefrem svært at forstå.
For at gøre betinget formateringsarbejde har jeg tilføjet en ekstra kolonne med en simpel Ja eller Nej indgang. Det er denne kolonne, jeg vil formatere. Det skal naturligvis ikke være så simpelt som det, men med henblik på denne tutorial fungerer det godt nok.
- Åbn dit ark og vælg det udvalg af data, du vil bruge.
- Højreklik og vælg betinget formatering.
- Vælg Format celler, hvis ... i den nye boks, der vises til højre.
- Vælg et datapunkt, der skal formateres, og formatet, du vil have, at det skal anvendes.
- Vælg Udført.
Du har en række betingelser, du kan anvende til betinget formatering, inklusive tomme celler, celler med et bestemt tegn starter med, slutter med, dato er, dato før, data er mindre end, lig med eller større end og meget mere. Der er alle tænkelige forhold her, så noget skal svare til dine behov.
Tilføj flere betingelser
Når du har angivet et betinget format, kan du finde en, der ikke er nok. Heldigvis kan du tilføje så mange som du kan lide til Google Sheets.
- Åbn dit ark og vælg det udvalg af data, du lige har ændret.
- Højreklik og vælg betinget formatering.
- Vælg Tilføj en anden regel nederst i det nye vindue.
- Vælg Format celler, hvis ... i den nye boks, der vises til højre.
- Vælg et datapunkt, der skal formateres, og formatet, du vil have, at det skal anvendes.
- Vælg Udført.
Du kan skylle og gentage dette så mange gange som du vil. I eksemplet var den første formatering jeg anvendte at farve rød tilstand Y under 'sygepose brugt'. Den ekstra betingelse jeg tilføjede var at farve grønne N under den samme kolonne.
Du kan gå længere end blot farveceller. Ved at bruge brugerdefineret formel kan du tilføje endnu mere tilpasning til Google Sheets.
Brug tilpassede formel til at tage betinget formatering yderligere
I ovenstående eksempel brugte jeg betinget formatering til farveceller for at fremhæve data. Hvad med om du vil farve en række med mange forskellige data? Det er her brugerdefinerede formler kommer ind.
- Vælg alle de data, du vil medtage i formlen.
- Højreklik og vælg betinget formatering.
- Vælg Brugerdefineret formel findes i den nye boks, der vises til højre.
- Indtast '= $ d2 <10' i den tomme boks og vælg en formateringsstil.
- Vælg Udført.
Du vil se fra billedet, kun rækken med deltageren, der spiste mindre end 10 tærter er markeret med rødt. Kun en række mislykkedes betingelsen, så kun en række blev formateret i henhold til denne formel.
Formlen du indtaster vil variere afhængigt af dit ark. Tilføjelse '= $' fortæller ark, jeg tilføjer en formel. Tilføjelsen 'd2' fortæller det, hvilken kolonne og række der skal bruges. Brug '<10' indstiller tilstanden på mindre end 10. Du kan bruge disse byggesten til at opbygge din egen brugerdefinerede formel for at indstille betinget formatering, som du har brug for.
Ligesom med betinget formatering kan du tilføje så mange brugerdefinerede formler, som du skal give den formatering, som dit ark kræver. Det er et meget kraftfuldt værktøj, og jeg har kun lige ridset overfladen af dens potentiale her.
